Déclaration de protection des données Kadonation SA

Cette déclaration de protection des données s'adresse à toutes les personnes qui partagent des données personnelles avec nous d'une manière ou d'une autre. Nous voulons vous expliquer en langage clair quelles données personnelles vous concernant nous traitons et comment nous le faisons exactement.
 

Comme vous pouvez vous y attendre de notre part, nous accordons une grande importance à la transparence et respectons votre vie privée. Nous nous engageons à respecter l'ensemble des lois européennes et nationales sur la protection des données. C'est pourquoi nous nous efforçons de vous donner la possibilité de consulter cette déclaration de confidentialité avant que vous ne partagiez des informations personnelles avec nous.

Qui est Kadonation SA et que faisons-nous ?

Sur le site web https://www.kadonation.com, les particuliers et les entreprises peuvent acheter des chèques-cadeaux Kadonation et les échanger auprès de nos partenaires cadeaux. Amis, famille ou collègues peuvent aussi facilement créer ensemble un cadeau collectif, y contribuer et l’offrir. Notre site web commercial https://www.kadonationservices.com permet à nos clients professionnels de demander plus d'informations sur nos services B2B, comme des brochures et des offres. Pour eux, nous proposons également Kadonation Select, une plateforme qui simplifie et automatise la valorisation des employés. Pour nos activités sur www.kadonation.com et www.kadonationservices.com, nous sommes responsable du traitement des données. Lors de l’exécution d’une commande professionnelle (c’est-à-dire une commande B2B), nous agissons en tant que sous-traitant. Le champ d'application de la présente déclaration de confidentialité est limité à nos activités en tant que responsable du traitement des données. 

Voici nos coordonnées :

Kadonation NV

Gordunakaai 61

9000 Gand

Belgique

e-mail: contact@kadonation.com

Numéro de téléphone : +32(0)9 396 32 00 

Numéro TVA BE0666820362

Délégué à la protection des données: compliance@kadonation.com

Quelles sont les données personnelles que nous collectons et utilisons ?

Les clients particuliers

Pour acheter un chèque-cadeau Kadonation, l'échanger ou lancer un cadeau collectif, nous vous demandons de créer un compte. Ceci est nécessaire pour que vous puissiez gérer vos cadeaux collectifs et cartes-cadeaux. Pour ce faire, nous vous demandons les données personnelles suivantes :

- Nom et prénom

- Adresse e-mail

- Pays

- Mot de passe de connexion : il est crypté (haché) et invisible pour nous.

Le numéro de téléphone est facultatif, mais il sera utile si nous recevons un échec de livraison par courrier électronique d'une carte-cadeau Kadonation que vous avez envoyée à vous-même ou à un autre destinataire. L'adresse du domicile n'est pas requise.

 

Lorsque vous offrez une carte-cadeau Kadonation ou que vous faites un cadeau collectif, vous pouvez personnaliser ou remplir les champs facultatifs suivants :

- "De" et "pour" lorsque vous offrez une carte-cadeau Kadonation 

- Message personnel pour le bénéficiaire d'un carte-cadeau Kadonation 

- Le destinataire, l'occasion et une description du cadeau collectif 

- Un message pour les participants invités 

- Une url personnalisée du cadeau collectif 

- Une photo de votre choix avec le cadeau collectif 

- Mises à jour sur le cadeau collectif

- Un message personnel pour le destinataire lors de la contribution à un cadeau collectif.

Vous pouvez également contribuer à un cadeau collectif sans avoir de compte. Dans ce cas, nous n'avons besoin que de votre nom et de votre adresse électronique. Veuillez noter que lorsque vous contribuez à un cadeau collectif, vous pouvez choisir si votre nom et votre contribution sont visibles ou pas pour les autres participants.

Les clients professionnels : 

Nous contactons nos clients professionnels via le site web https://www.kadonationservices.com. Sur ce site, vous pouvez télécharger des brochures, demander des devis et récolter d'autres informations sur nos services. Les clients et prospects sont des professionnels des Ressources Humaines (RH) ou des personnes ayant un pouvoir de décision dans le département RH de petites, moyennes et grandes entreprises. Nous pouvons ainsi recueillir les informations suivantes auprès de prospects et de clients professionnels  :

- Nom et prénom	- Numéro TVA
- Adresse email professionnelle	- Adresse de facturation
- Nom de l'entreprise	- Numéro de téléphone

Les informations que nous vous demandons sont toujours conformes à l'objectif visé. Par exemple, si vous souhaitez recevoir une brochure par courrier électronique, nous vous demanderons uniquement votre nom et votre adresse électronique. Dans ce cas, un numéro de téléphone est facultatif, afin que nous puissions vous demander ce que vous avez pensé de la brochure et comment nous pouvons adapter notre offre à vos souhaits. Afin de demander une offre ou d'exécuter un contrat, toutes les informations ci-dessus sont requises.

 

Les données personnelles que nous traitons en tant que sous-traitant (par exemple, les données personnelles des employés de nos clients commerciaux) ne relèvent pas du champ d'application de la présente déclaration de confidentialité. Vous trouverez de plus informations à ce sujet dans notre politique de traitement des données.

 

Les petites commandes professionnelles (< 500 bons) peuvent être passées via le site web https://www.kadonation.com ou https://www.kadonation.com/nl/business/shop. Dans ce cas, nous demandons les données suivantes :

- Nom et prénom	- Numéro TVA
- Adresse email professionnelle	- Adresse de facturation
- Nom de l'entreprise	- Numéro de téléphone (facultatif)
- Adresse de livraison (uniquement pour les chèques-cadeaux physiques)

Données personnelles fournies au service clientèle :

Le service clientèle ne demande que les données personnelles nécessaires pour répondre à votre question ou résoudre votre plainte. Il est possible que notre service d'assistance conserve des informations concernant votre question ou votre plainte, dans le but unique d’améliorer notre service. Ces données ne sont pas utilisées à d'autres fins.

Partenaire commercial : 

Si vous entretenez une relation commerciale avec Kadonation, par exemple en tant que fournisseur, vendeur ou partenaire-cadeau, nous collecterons les données suivantes :

- Nom et prénom	- Adresse de l'entreprise
- Nom de l'entreprise	- Numéro TVA
- Adresse e-mail professionnelle	- Numéro de téléphone

Pourquoi traitons-nous ces données personnelles ?

En tant que client particulier, nous avons besoin de vos données personnelles pour créer votre compte personnel et pour fournir les services que vous nous demandez.  Il est possible que nous vous envoyions des courriels afin vous guider dans le processus du cadeau collectif (par exemple, si des participants n'ont pas encore été invités, nous vous montrerons comment procéder). Nous n'envoyons des e-mails marketing que si vous nous avez donné votre accord, ce qui est limité à < 10 bulletins d’information (newsletter) par an.  Il se peut que vous voyiez des publicités de Kadonation sur les canaux de médias sociaux. Vous trouverez plus informations à ce sujet dans notre politique en matière de cookies.

 

En tant que prospect professionnel, nous avons besoin de vos données personnelles afin de  vous contacter si vous manifestez un intérêt pour nos services,- et à condition que vous nous ayez donné votre accord pour le faire. En tant que client professionnel, nous avons besoin de vos données pour la facturation, le contact avec notre service clientèle et l'exécution de votre commande ou la création d'un compte Kadonation Select. Nous pouvons également vous informer de l'existence de services similaires. Si nous recevons des coordonnées par l'intermédiaire d'un tiers, nous vous en informerons conformément à l'article 14 du GDPR. Cela signifie que nous vous informerons que nous avons stocké vos coordonnées dans notre système afin que vous puissiez exercer votre droit d'opposition si vous le jugez nécessaire.

Licéité du traitement :

La loi stipule que les données personnelles ne peuvent être utilisées que pour une raison décrite dans la législation sur la protection de la vie privée. Une telle raison est appelée une licéité du traitement ou un base légale. Tous les licéitées possibles sont énumérés à l'article 6 du RGPD. Voicis nos licéitées du traitement qui s'appliquent à nos activités :

Activité de traitement	Objectif	Licéité du traitement
B2C : Création d'un compte Kadonation	Gestion opérationnelle et clientèle	Intérêt légitime
B2C : Communication informative sur les services demandés	Assistance aux clients	Intérêt légitime
B2C : Informer les clients existants sur des services similaires	Marketing	Intérêt légitime
B2C: Envoi de Newsletter *	Marketing	Consentement
B2C/B2B: demander votre opinion sur les services fournis (par exemple via trustpilot)	améliorer nos services	Intérêt légitime
B2B : Créer un compte Kadonation Select	Gestion et service à la clientèle	L'exécution d'un contrat
B2B : Communication marketing aux prospects commerciaux par courrier électronique	Marketing	Consentement
B2B : Contact personnel avec un professionnel des RH (e-mail ou téléphone)	Relations avec les clients	Intérêt légitime
B2B : Communication marketing aux clients existants sur des services similaires	Marketing	Intérêt légitime
B2B : Stockage des coordonnées des prospects	Gestion des clients	Intérêt légitime
B2B : Stockage des coordonnées des clients professionnels	Gestion des clients	L'exécution d'un contrat
B2B: Facturation et gestion des transactions	Gestion opérationnelle et clientèle	L'exécution d'un contrat
Conservation et traitement des données des fournisseurs	Gestion opérationnelle	L'exécution d'un contrat

* Si vous avez donné votre consentement pour recevoir la Newsletter, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment de deux manières :

(1) via le lien de désabonnement figurant dans le courrier électronique

(2) via votre compte Kadonation > Mon profil > Newsletter

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Les périodes de conservation varient en fonction du service fourni. Vos données ne sont pas conservées plus longtemps que ce qui est nécessaireaux fins pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ou aussi longtemps que nécessaire pour remplir nos obligations légales, contractuelles et judiciaires.

 

Pour les clients particuliers, les périodes de conservation suivantes s'appliquent :

• Nous supprimerons de notre base de données tout compte Kadonation.com dans lequel aucune activité n'a été observée pendant 5 ans, aucun cadeau collectif n'y a été associé et aucun bon d'achat activé n'y a été associé. Nous vous en informerons 1 mois à l'avance, vous donnant ainsi la possibilité de conserver votre compte si vous le souhaitez. Nous devons conserver indéfiniment un compte avec une carte cadeau Kadonation activée, car votre carte cadeau Kadonation est valable à vie. Si nous devions supprimer votre compte, vous perdriez le crédit et cela ne peut pas être notre intention. Si vous souhaitez que votre compte soit supprimé, vous pouvez le faire en nous contactant et en exprimant votre objection.
• Dans le cas de cadeau collectif fermé, les adresses électroniques des participants qui ont contribué sans compte seront conservées pendant 5 ans. Le cadeau collectif lui-même est conservé aussi longtemps que vous le souhaitez. En plus du crédit, il contient des messages personnels ou des rappels qui vous sont adressés. Nous ne les supprimerons pas sans votre autorisation.

Les périodes de conservation suivantes s'appliquent aux prospects et aux clients professionnels :

• Les coordonnées des prospects ne sont pas conservées plus de 5 ans après le dernier contact. Nous appliquons cette période de conservation car nos contacts sont limités (par exemple, les cadeaux de fin d'année) et les accords dans le cadre de la valorisation des employés durent souvent plusieurs années.
• Les données de contact des clients professionnels sont conservées pendant la durée du contrat et pendant 2 ans après la fin du contrat. Les données personnelles utilisées à des fins de facturation et de comptabilité sont conservées pendant la période de conservation légale de 7 ans.

Candidats : Si vous postulez à un emploi chez nous, nous n'utiliserons les données personnelles que vous fournissez qu'à des fins de recrutement interne. Nous conserverons votre correspondance, votre profil, votre CV et votre lettre de motivation pendant un mois maximum afin de pouvoir traiter efficacement toute demande d'emploi au sein de l'organisation. S'il existe une chance que nous ayons un poste pour vous au sein de l'organisation à l'avenir, nous conserverons vos données pendant 1 an, à condition que nous ayons votre permission explicite. 

 

Fournisseurs et vendeurs : Les coordonnées de nos fournisseurs, vendeurs et partenaires cadeaux sont supprimées à la fin de notre coopération.

 

Dans le cadre de la prévention de la fraude, nous sommes dans certains cas légalement obligés de demander des données d'identité. Celles-ci seront supprimées immédiatement après avoir été transmises aux autorités compétentes.

Est-ce que nous transmettons vos données ?

Tout d'abord, nous ne vendons jamais nos données personnelles à des tiers. Il est parfois nécessaire que nous transmettions des données à caractère personnel dans le cadre de nos services, par exemple à Google Cloud qui héberge notre base de données ou à une société d'impression dans le cas des chèques-cadeaux physiques de Kadonation. Nous veillons à ce que vos données personnelles restent dans l'EEE (Espace économique européen) autant que possible. Nous ne transmettrons vos données personnelles à des parties basées en dehors de l'EEE que si le pays offre un niveau de protection adéquat selon la Commission européenne ou si les dispositions contractuelles nécessaires ont été prises comme l'exige l'autorité de protection des données.

Quels sont vos droits ?

Selon le traitement et la base juridique, vous disposez de plusieurs possibilités pour garder le contrôle de vos données à caractère personnel :

1) Droit à l'information

Vous avez le droit de savoir pourquoi nous avons besoin de vos données, pendant combien de temps nous les conservons, à qui nous les transférons et sur quelle base juridique nous traitons vos données. Nous avons rassemblé toutes ces informations dans cette déclaration de confidentialité. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous contacter :

Kadonation SA, Gordunakaai 61, 9000 Gand, Belgique

Adresse e-mail: contact@kadonation.com

Numéro de téléphone : +32(0)9 396 32 00 

2) Droit d'accéder à vos données

Vous avez le droit de consulter à tout moment les données que nous détenons sur vous. Vous pouvez ainsi vérifier si vos données sont correctes. Pour ce faire, vous pouvez nous envoyer un courriel à l'adresse contact@kadonation.com ou utiliser une lettre type  « droit d’accès » de l'autorité de protection des données.

3) Droit de rectifier vos données

Vous pouvez modifier vos données à tout moment, par exemple si vous avez une nouvelle adresse électronique. Ou si certaines de vos données ne sont plus pertinentes pour nous. À cette fin, vous pouvez nous envoyer un courrier électronique à l'adresse contact@kadonation.com ou utiliser une lettre type "Droit de rectification" de l'autorité de protection des données.

4) Droit au transfert de vos données

Vous pouvez nous demander de transférer vos données à une autre organisation. Pour ce faire, vous pouvez nous envoyer un courrier électronique à l'adresse contact@kadonation.com ou utiliser une lettre type "Droit au transfert des données" de l'autorité de protection des données.

5) Droit de retirer votre consentement

Nous avez-vous donné l'autorisation de traiter vos données dans le passé ? Vous pouvez alors retirer votre consentement à tout moment. Sans autre explication. Pour ce faire, veuillez nous envoyer un courriel à contact@kadonation.com.

6) Droit de faire effacer vos données

Vous pouvez nous demander de supprimer vos données de notre base de données. La loi (RGPD) prévoit les situations suivantes dans lesquelles vous pouvez exercer ce droit :

- si vous ne nous donnez plus l'autorisation de traiter vos données

- Si vos données ne sont plus nécessaires à notre fonctionnement

- Si vos données sont obtenues sans consentement explicite

- Si vos données sont obtenues alors que vous étiez encore mineur(e)

- Si nous sommes légalement obligés de le faire, par exemple, à la suite d'une plainte. 

Vous pouvez nous envoyer un courriel à l'adresse contact@kadonation.com ou utiliser la lettre type "Droit à l'effacement des données" de l'autorité de protection des données.

7) Droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel et aux décisions automatisées

Vous pouvez demander que vos données ne soient pas utilisées, à moins qu'il n'existe des raisons impérieuses de le faire. Vous pouvez également vous opposer à la prise de décision automatisée. Vous pouvez nous envoyer un e-mail à l'adresse contact@kadonation.com ou utiliser l'une des lettres types suivantes de l'autorité de protection des données : lettre type "Droit d'opposition", lettre type "Droit d'opposition dans le cadre de marketing direct" ou lettre type "Droit de ne pas être soumis à une prise de décision individuelle exclusivement automatisée, incluant le profilage".

8) Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez limiter le traitement de vos données si :

(1) Vous contestez l'exactitude de vos données. -Vous pouvez par exemple, mettre en attente le traitement de vos données jusqu'à ce que celles-ci soient corrigées.

(2) Vos données ont été obtenues de manière illicite. Vous pouvez par exemple, nous demander de conserver vos données, mais de limiter leur utilisation.

(3) Nous n'avons plus besoin de vos données. Vous pouvez par exemple,  demander à conserver vos données parce que vous en avez besoin pour une constatations, un exercice ou une défense devant un tribunal.

Pour ce faire, vous pouvez nous envoyer un courriel à l'adresse contact@kadonation.com ou utiliser une lettre type "Droit à la limitation du traitement" de l'autorité de protection des données.

9) Droit de déposer une plainte

Si vous avez une remarque ou une plainte à formuler sur la façon dont nous traitons vos données personnelles, nous nous ferons un plaisir de prendre du temps pour vous écouter. Nous nous efforcerons toujours de trouver une solution appropriée dans les meilleurs délais. À cette fin, vous pouvez utiliser l'adresse électronique contact@kadonation.com et/ou privacy@kadonation.com. 

 N’avons-nous pas trouver de solution ensemble? Vous avez alors le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de surveillance compétente :

Autorité de protection des données

Drukpersstraat 35

1000 Bruxelles

Tél +32(0)22744800

Adresse e-mail: contact@apd-gba.be