Privacyverklaring Kadonation NV
Deze privacyverklaring is gericht aan iedereen die op één of andere manier persoonsgegevens met ons deelt. We willen jou in heldere taal uitleggen welke persoonsgegevens van jou verwerken en hoe we dit precies doen.
Zoals je van ons mag verwachten, vinden wij transparantie erg belangrijk en respecteren wij jouw privacy. We streven ernaar om alle Europese en lidstatelijke wetgeving omtrent gegevensbescherming zo goed mogelijk na te leven. Daarom trachten we jou steeds de mogelijkheid te bieden om deze privacyverklaring te raadplegen alvorens je persoonlijke informatie met ons deelt.
Wie is Kadonation NV en wat doen wij?
Via de website https://www.kadonation.com kunnen particulieren en zakelijke klanten Kadonation cadeaubonnen aankopen en verzilveren bij onze kadopartners. Ook kunnen vrienden, familie of collega's makkelijk samen een groepscadeau opstarten, eraan bijdragen en cadeau geven. Via onze zakelijke website https://www.kadonationservices.com kunnen onze zakelijke klanten meer informatie aanvragen omtrent onze B2B services, zoals brochures en offertes. Voor hen voorzien we bovendien Kadonation Select, een platform dat personeelswaardering stroomlijnt en automatiseert. Voor onze activiteiten op www.kadonation.com en www.kadonationservices.com zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Bij het uitvoeren van een zakelijke service, fungeren wij als verwerker in opdracht van onze zakelijke klant. Deze privacyverklaring is van toepassing op onze activiteiten als verwerkingsverantwoordelijke.
Dit zijn onze contactgegevens:
Kadonation NV
Gordunakaai 61
9000 Gent
België
e-mail: contact@kadonation.com
Telefoonnummer België: 09 396 32 00
Telefoonnummer Nederland: 085 888 43 62
KBO nummer 0666.820362
Data protection officer / functionaris gegevensbescherming: compliance@kadonation.com
Welke persoonsgegevens verzamelen en gebruiken we?
Particuliere klanten
Om een Kadonation cadeaubon aan te kopen, te verzilveren of een groepscadeau te starten, vragen we jou om een account aan te maken. Dit is nodig zodat je je groepscadeau en bonnen kan beheren. Hiervoor vragen we de volgende persoonsgegevens:
- Naam en voornaam
- E-mail adres
- Land
- Login paswoord: dit is geëncrypteerd (gehashed) en onzichtbaar voor ons
Een telefoonnummer is optioneel, al is dit wel handig indien we een mail delivery failure krijgen bij een Kadonation cadeaubon dat je naar jezelf of naar een andere ontvanger hebt gestuurd. Een thuisadres hebben we niet nodig om je account aan te maken.
Bij het geven van een Kadonation cadeaubon of het starten van een groepscadeau kan je de volgende optionele velden personaliseren of invullen:
- "Van" en "voor" bij het geven van een Kadonation cadeaubon
- Persoonlijke boodschap voor de ontvanger van een Kadonation cadeaubon
- De ontvanger, de gelegenheid en een beschrijving van het groepscadeau
- Een boodschap voor de uitgenodigde bijdragers
- Een gepersonaliseerde url van het groepscadeau
- Een foto naar keuze bij het groepscadeau
- Updates over het groepscadeau
- Een persoonlijke boodschap voor de ontvanger bij het bijdragen aan een groepscadeau
Bijdragen aan een groepscadeau kan ook zonder account. In dat geval hebben wij enkel je naam en je e-mailadres nodig. Weet dat als je bijdraagt aan een groepscadeau, je zelf kan kiezen of je naam en je bijdrage zichtbaar zijn voor de andere bijdragers of niet.
Zakelijke klanten
Via de website https://www.kadonationservices.com bereiken wij onze zakelijke klanten. Op deze website kunnen brochures worden gedownload, offertes worden aangevraagd en andere informatie over onze diensten worden vergaard. Zakelijke klanten en prospects zijn HR professionals of mensen die beslissingsbevoegdheid hebben binnen het HR departement van kleine, middelgrote en grote ondernemingen. Via deze weg kunnen wij de volgende informatie verzamelen van zakelijke prospects en klanten:
| - Naam en voornaam | - BTW nummer |
| - E-mailadres | - Facturatie adres |
| - Bedrijfsnaam | - Telefoonnummer |
De informatie die we van jou vragen zijn steeds in lijn met het doel. Indien je bijvoorbeeld een brochure wenst te ontvangen via e-mail, zullen we enkel je naam en je e-mail adres vragen. Een telefoonnummer is in dat geval optioneel in te vullen, zodat we je kunnen vragen wat je van de brochure vond en hoe we ons aanbod naar jouw wens kunnen aanpassen. Om een offerte aan te vragen of om een overeenkomst uit te voeren, zijn alle bovenstaande gegevens nodig.
De persoonsgegevens die wij verwerken als verwerker (bijvoorbeeld de persoonsgegevens van de medewerkers van onze zakelijke klanten) vallen buiten de scope van deze privacyverklaring. Meer informatie hierover kan je vinden in onze Data Processing Policy.
Kleine zakelijke bestellingen (< 500 bonnen) kunnen geplaatst worden via de website https://www.kadonation.com of https://www.kadonation.com/nl/business/shop, in dat geval vragen we de volgende gegevens:
| - Naam en voornaam | - BTW nummer |
| - E-mailadres | - Facturatie adres |
| - Bedrijfsnaam | - Telefoonnummer (optioneel) |
| - Verzendadres (enkel i.g.v. fysieke Kadonation bonnen) |
Persoonsgegevens verstrekt aan de klantendienst
De klantendienst vraagt enkel de nodige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om je vraag te beantwoorden of je klacht te verhelpen. Het is mogelijk dat onze helpdesk informatie bijhoudt over vraag of klacht, zodat we onze service kunnen verbeteren. Deze gegevens worden verder voor geen enkel ander doeleind gebruikt.
Business partner
Wanneer je een commerciële relatie hebt met Kadonation, zoals een leverancier, een vendor of een kadopartner, verzamelen wij de volgende gegevens:
| - Naam en voornaam | - Bedrijfsadres |
| - Bedrijfsnaam | - BTW nummer |
| - Professioneel e-mailadres | - Telefoonnummer |
Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?
Als particuliere klant hebben we jouw persoonsgegevens nodig om jouw persoonlijk account te kunnen creëren en om de services te kunnen verlenen de je van ons vraagt. Het is mogelijk dat we je e-mails sturen om je te begeleiden in het groepscadeau (bijvoorbeeld: indien er nog geen bijdragers zijn uitgenodigd, tonen we je hoe je dit kan doen). Wij sturen enkel marketing e-mails indien je ons daarvoor je toestemming hebt gegeven, dit beperkt zich tot <10 nieuwsbrieven per jaar. Het is mogelijk dat je advertenties van Kadonation ziet op sociale media kanalen, meer informatie hierover vind je in ons cookiebeleid.
Als zakelijke prospect hebben we jouw persoonsgegevens nodig om, indien je interesse toont voor onze services, contact met je op te nemen indien je hiervoor je toestemming hebt gegeven. Als zakelijke klant hebben we jouw gegevens nodig voor facturatie, contact met onze klantendienst en de uitvoering van jouw bestelling of het opzetten van een Kadonation Select account. Ook kunnen we je informeren over gelijkaardige services. Indien we contactgegevens ontvangen via een derde partij, zullen we je informeren conform artikel 14 van de GDPR. Dit wil zeggen dat we je zullen informeren dat we jouw contactgegevens hebben opgeslagen in ons systeem zodat je bezwaar kan uitoefenen indien je dit nodig acht.
Overzicht van de rechtsgronden:
De wet bepaalt dat persoonsgegevens enkel gebruikt mogen worden om een reden die in de privacywetgeving beschreven staat. Zo'n reden heet een grondslag of rechtsgrond. Alle mogelijke rechtsgronden staan in artikel 6 van de GDPR of de AVG. Dit zijn de rechtsgronden die van toepassing zijn op onze activiteiten:
| Verwerkingsactiviteit | Doel | Rechtsgrond |
| B2C: Creëren Kadonation account | Operationeel en klantbeheer | Legitiem belang |
| B2C: Informatieve communicatie over gevraagde services | Ondersteuning van klanten | Gerechtvaardigd belang |
| B2C: Bestaande klanten informeren over gelijkaardige services | Marketing | Gerechtvaardigd belang |
| B2C: Uitsturen nieuwsbrieven (<10 per jaar)* | Marketing | Toestemming |
| B2C / B2B: feedback vragen over onze geleverde diensten (vb. via Trustpilot) | Verbeteren van onze service en ons product | Gerechtvaardigd belang |
| B2B: Creëren Kadonation Select account | Klantbeheer en dienstverlening | Overeenkomst |
| B2B: Marketingcommunicatie naar zakelijke prospects via e-mail | Marketing | Toestemming |
| B2B: Persoonlijk contacteren van een HR professional (e-mail of telefoon) | Klantenrelaties | Gerechtvaardigd belang |
| B2B: Marketingcommunicatie naar bestaande klanten over gelijkaardige services | Marketing | Gerechtvaardigd belang |
| B2B: Opslaan van contactgegevens zakelijke prospects | Klantbeheer | Legitiem belang |
| B2B: Opslaan van contactgegevens zakelijke klanten | Klantbeheer | Overeenkomst |
| B2B: Facturatie en transactioneel beheer | Operationeel en klantbeheer | Overeenkomst |
| B2B: Bewaren en verwerken van leveranciergegevens | Operationeel beheer | Overeenkomst |
* Indien je toestemming hebt gegeven om de nieuwsbrief te ontvangen, kan je deze toestemming op elk moment weer intrekken, dit kan op 2 manieren:
(1) via de uitschrijf-link in de e-mail
(2) via je Kadonation account > Mijn Profiel > Nieuwsbrief
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen variëren naargelang de verleende dienst. We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld en verwerkt, of zo lang als nodig om onze wettelijke, contractuele en juridische verplichtingen na te komen.
Voor particuliere klanten gelden de volgende bewaartermijnen:
- Een Kadonation.com account waarop gedurende 5 jaar geen activiteit meer werd waargenomen, geen groepscadeau aan gekoppeld is en geen geactiveerde bon aan gekoppeld is, zullen we verwijderen uit onze database. We verwittigen jou hiervan 1 maand op voorhand, zodat je de kans krijgt om je account toch te behouden indien je dat wenst. Een account met een geactiveerde Kadonation cadeaubon dienen we onbeperkt te bewaren, aangezien je Kadonation cadeaubon levenslang geldig is. Indien we je account zouden verwijderen, zou je het tegoed verliezen en dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn. Indien je zelf je account wil laten verwijderen, kan je dit doen door contact met ons op te nemen en je bezwaar uit te drukken.
- Bij afgesloten groepscadeaus worden de e-mailadressen van de bijdragers die zonder account hebben bijgedragen, gedurende 5 jaar bewaard. Het groepscadeau zelf wordt bewaard zolang jij dat wenst. Hierop staan, naast het tegoed, persoonlijke boodschappen of herinneringen die aan jou gericht zijn. Dit zullen we niet verwijderen zonder jouw toestemming.
Voor zakelijke prospects en klanten gelden de volgende bewaartermijnen:
- De contactgegevens van zakelijke prospects worden niet langer dan 5 jaar na het laatste contact bewaard. We hanteren deze bewaartermijn aangezien onze contactmomenten zich beperken (vb: eindejaarsgeschenken) en overeenkomsten in kader van personeelswaardering vaak enkele jaren lopen.
- De contactgegevens van zakelijke klanten worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en gedurende 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst. Persoonsgegevens die werden gebruikt voor facturatie en boekhouding worden volgens de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar bewaard.
Sollicitanten: Indien je bij ons solliciteert, zullen wij de door jou opgegeven persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor onze interne wervingsdoeleinden. We bewaren jouw correspondentie, profiel, CV en motivatiebrief maximaal 1 maand zodat we eventuele sollicitaties binnen de organisatie efficiënt kunnen afhandelen. Indien de kans bestaat dat we in de toekomst toch nog een plaatsje voor jou hebben binnen de organisatie, dan bewaren we jouw gegevens gedurende 1 jaar, mits jouw uitdrukkelijke toestemming.
Leveranciers en vendors: Contactgegevens van onze leveranciers, vendors, kadopartners worden verwijderen we bij het einde van onze samenwerking.
In kader van fraudebestrijding zijn we in sommige gevallen wettelijk verplicht om identiteitsgegevens te vragen. Deze worden onmiddellijk verwijdert nadat ze zijn doorgegeven aan de bevoegde instanties.
Geven wij jouw gegevens door?
Allereerst: wij verkopen onze persoonsgegevens nooit aan derde partijen. Soms is het nodig dat we persoonsgegevens doorgeven in kader van onze dienstverlening, bijvoorbeeld aan Google Cloud dat onze database host. Wij zorgen ervoor dat je persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de EEA (European Economic Area) blijven. Wij zullen jouw persoonsgegevens enkel doorgeven aan partijen die buiten de EEA gevestigd zijn indien het land volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau biedt of de nodige contractuele afspraken gemaakt werden zoals opgelegd door de Europese commissie.
Wat zijn jouw rechten als betrokkene?
Iedereen heeft een aantal privacyrechten. Zo kan je bijvoorbeeld aan ons vragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. En als de gegevens niet kloppen, kan je die laten verbeteren. Je kan ons in sommige gevallen ook vragen om je gegevens te wissen, over te dragen of de verwerking ervan te beperken. En indien we jouw gegevens verwerken met jouw toestemming, mag je die toestemming altijd weer intrekken.
1) Recht op informatie
Je hebt het recht om te weten waarom wij jouw gegevens nodig hebben, hoelang wij deze gegevens bijhouden, aan wie wij deze doorgeven en op welke juridische basis wij jouw gegevens verwerken. Al deze informatie hebben we verzameld in deze privacyverklaring. Mocht je hierover toch nog vragen hebben, aarzel dan niet om ons te contacteren:
Kadonation NV, Gordunakaai 61, 9000 Gent, België
E-mail: contact@kadonation.com
Telefoonnummer België: 09 396 32 00
Telefoonnummer Nederland: 085 888 43 62
2) Recht om je gegevens in te kijken
Je hebt het recht om op elk moment de gegevens die wij van jou bijhouden in te kijken. Zo kan je kijken of je gegevens wel correct zijn. Je kan ons hiervoor een e-mail sturen via contact@kadonation.com of gebruik maken van een Modelbrief "Recht van inzage" van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
3) Recht om je gegevens aan te passen
Je mag je gegevens op elk moment laten aanpassen, bijvoorbeeld als je een nieuw e-mail adres hebt. Of ook als er gegevens niet meer relevant zijn voor ons. Je kan ons hiervoor een e-mail sturen via contact@kadonation.com of gebruik maken van een Modelbrief "Recht op rectificatie" van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
4) Recht om je gegevens over te zetten
Je mag ons vragen om je gegevens aan te leveren zodat je je gegevens kan overzetten naar een andere organisatie. Je kan ons hiervoor een e-mail sturen op contact@kadonation.com of gebruik maken van een Modelbrief "Recht op overdraagbaarheid van gegevens" van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
5) Recht om je toestemming in te trekken
Heb je ons in het verleden toestemming gegeven om je gegevens te verwerken? Dan mag je die toestemming op elk moment intrekken. Zonder verdere uitleg. Je kan ons hiervoor een e-mail sturen op contact@kadonation.com
6) Recht om je gegevens te laten wissen
Je mag ons vragen om je gegevens uit onze database te schrappen. De wet (GDPR of AVG) voorziet onderstaande situaties waarin je dit recht kan uitoefenen:
- indien je geen toestemming meer geeft om je gegevens te verwerken
- indien je gegevens niet langer nodig zijn voor onze werking
- indien je gegevens zonder expliciete toestemming verkregen zijn
- indien je gegevens verkregen zijn toen je nog minderjarig was
- indien het wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld na een klacht.
Je kan ons hiervoor een e-mail sturen op contact@kadonation.com of gebruik maken van een Modelbrief "Recht op gegevenswissing" van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
7) Recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens en tegen automatische beslissingen
Je mag vragen om je gegevens niet meer te gebruiken, tenzij er dwingende redenen zijn om dat wel te doen. Je mag je ook verzetten tegen geautomatiseerde beslissingsvorming. Je kan ons hiervoor een e-mail sturen via contact@kadonation.com of gebruik maken van één van volgende modelbrieven van de Gegevensbeschermingsautoriteit: Modelbrief "Recht van bezwaar", Modelbrief "Recht van bezwaar in het kader van direct marketing" of Modelbrief "Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerde individuele besluitvorming".
8) Recht om de verwerking te beperken
Je kan de verwerking van je gegevens beperken indien:
(1) je betwist dat je gegevens correct zijn. Zo kan je bijvoorbeeld de verwerking van je gegevens on hold zetten totdat jouw gegevens correct werden aangepast.
(2) je gegevens onrechtmatig verkregen zijn. Zo kan je bijvoorbeeld vragen om je gegevens wel bij te houden, maar het gebruik ervan te beperken.
(3) wij jouw gegevens niet meer nodig hebben. Zo kan je wel vragen om ze bij te houden, omdat je ze nodig hebt voor een vaststelling, uitoefening of verdediging voor de rechtbank.
Je kan ons hiervoor een e-mail sturen via contact@kadonation.com of gebruik maken van een Modelbrief "Recht op beperking van de verwerking" van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
9) Recht om een klacht in te dienen
Indien je een opmerking of een klacht hebt over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan maken wij graag tijd voor u. Wij zullen er steeds naar streven om zo snel mogelijk een gepaste oplossing te vinden. U kan hiervoor gebruik maken van het e-mail adres contact@kadonation.com of je kan rechtstreeks onze data protection officer contacteren via compliance@kadonation.com.
Komen we er samen toch niet uit? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel +32(0)22744800
e-mail: contact@apd-gba.be